Die Werkstatt wuchs – die Software nicht
JobRad Loop (ehem. Bravobike) betreibt mehrere Fahrradwerkstätten zur Reparatur und Instandhaltung von Refurbish-Bikes, die anschließend verkauft werden. Täglich durchlaufen diese Werkstätten eine große Anzahl an Fahrrädern in unterschiedlichen Zuständen & Reparaturbedarf. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde die Notwendigkeit einer Softwaremodernisierung deutlich. Zentrale Themen Organisation, Nachverfolgbarkeit und Skalierbarkeit der Werkstattprozesse standen dabei im Fokus. Um diese besser zu steuern, wurde anfangs eine interne Lösung in PHP programmiert und eingesetzt, die allerdings den Anforderungen des Unternehmens heute nicht mehr gerecht wird.
Gewachsene Abläufe, fehlendes System – das Legacysystem stößt an seine Grenzen
Vor Beginn des Projekts wurden die Werkstattprozesse bei JobRad Loop über ein Legacysystem – eine einfache, formularbasierte Eigenlösung – gesteuert und dokumentiert. Die Formularfelder der Eingabemasken ermöglichten die Erfassung von Informationen, arbeiteten jedoch ohne Validierungen oder prozessbezogene Logik. Eine durchgehende Steuerung oder Systematisierung der Abläufe war nicht vorhanden.
Die Arbeitsprozesse existierten, waren aber nicht explizit benannt oder dokumentiert. Statt definierter Prozessschritte handelte es sich um gewachsene Abläufe, deren Struktur sich aus der täglichen Praxis ergeben hatte. Ziel war es, diese Abläufe in eine Plattform zu überführen, in der zentrale Arbeitsschritte klar abgebildet sind – mit der Möglichkeit, nachzuvollziehen, was wann und wo als Nächstes passieren muss.
Inspired entwickelte in enger Zusammenarbeit mit JobRad Loop Nightwing – eine eigene Werkstattverwaltungsplattform. Das Ziel war es, eine Lösung zu schaffen, die die Werkstattabläufe und Angestellten vor Ort systematisch unterstützt – von der ersten Diagnose bis zur Auslieferung des reparierten Fahrrads.
Von Anfang an gemeinsam: Altsystemablösung ohne Betriebsunterbrechung
- Migration:
Die Altsystemablösung erfolgte schrittweise – bestehende Prozesse wurden in enger Abstimmung digital abgebildet, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Alt- und Neusystem liefen parallel, wobei neue Funktionen gezielt integriert wurden. - Praktische Weiterentwicklung:
Die Software wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden entwickelt und weiterentwickelt – auch kleine Verbesserungen aus dem Alltag (z. B. Rückmeldung beim Scannen) flossen kontinuierlich ein. - Know-how-Transfer:
JobRad Loop baute ein eigenes Entwicklerteam auf, das inzwischen große Teile der Weiterentwicklung selbst übernimmt. Die Plattform ist damit langfristig inhouse betreubar.
Eine Plattform, die im Alltag ankommt
- Transparente Abläufe:
Jeder Werkstattprozess ist klar definiert, strukturiert, nachvollziehbar und dokumentiert – standortübergreifend. - Entlastung im Alltag:
Mitarbeitende arbeiten effizienter und brauchen weniger Abstimmungen – die Plattform übernimmt die Prozesskoordination. - Flexibilität und Skalierbarkeit:
Neue Standorte oder Prozessvarianten lassen sich problemlos in die Plattform integrieren. Prozessreihenfolgen können verändert und erweitert werden. - Hohe Akzeptanz:
Die Lösung wird im Alltag positiv bewertet – insbesondere aufgrund ihrer einfachen Bedienung und Zuverlässigkeit.
Kernelemente der Lösung
- Strukturierte Prozessführung:
Die Plattform bildet alle relevanten Arbeitsschritte digital ab – von der Vorinspektion über Ersatzteilplanung, Reparatur, Qualitätssicherung bis zur Auslieferung. - Rollenbasierte Benutzeroberflächen:
Mitarbeitende erhalten eine einfache, individuell auf ihren Arbeitsplatz zugeschnittene Bedienoberfläche – vom einfachen Bestätigungsknopf („Fahrrad geputzt“) bis zur mehrstufigen Diagnose. - Digitale Übergaben & Tracking:
Über QR-Codes können Fahrräder, Aufträge und Materialien jederzeit eindeutig identifiziert und zwischen Stationen übergeben werden. - Anbindung bestehender Systeme:
Die Plattform lässt sich mit anderen Lösungen kombinieren, etwa für Rechnungserstellung (z. B. LexOffice) oder Lager- und Versandlogistik.
