CFProfile setzt auf Softwaremodernisierung mit KI – eine neue Patent-Monitoring-Plattform ermöglicht kollaboratives Arbeiten und strukturierte Patentbewertung. Eine nutzerzentrierte Oberfläche und KI-gestützte Funktionen unterstützen die Analyse und Einordnung relevanter Patentinformationen.
Ausgangslage im Patentmanagement
Die CFProfile GmbH & Co. KG ist ein Spin-off von Cohausz & Florack, einer der führenden Patent- und Rechtsanwaltskanzleien in Deutschland. CFProfile verantwortet das professionelle Patent-Monitoring für Unternehmen mit umfangreichen und komplexen Patentbeständen. Die Plattform dient als zentrale Arbeitsgrundlage für Nutzergruppen aus verschiedenen Branchen, wie Recht, Technik und Industrie, die täglich mit großen Mengen hochrelevanter Patentinformationen arbeiten.
Mit wachsenden Anforderungen an Transparenz, strukturierte Analysen und kollaborative Arbeitsprozesse stieß die bestehende Patentmanagement-Software jedoch an ihre Grenzen. Daher entschied sich CFProfile, gemeinsam mit Inspired Consulting eine neue Patent-Monitoring-Plattform zu entwickeln, die den Umgang mit patentbezogenen Informationen transparenter gestaltet, die Zusammenarbeit erleichtert und die fachliche Bewertung unterstützt.
Warum CFProfile eine neue Lösung benötigte – und das Legacysystem an seine Grenzen stieß
Die bisher eingesetzte Patentmanagement-Software lief über viele Jahre zuverlässig, entsprach jedoch nicht mehr dem heutigen technischen Stand. Eine echte Softwaremodernisierung mit KI war nicht mehr möglich – Weiterentwicklungen waren nur beschränkt umsetzbar und damit entstanden für die Kanzlei zunehmende Herausforderungen:
Technische Limitierungen der bestehenden Software
- Die technische Basis war nicht mehr zeitgemäß.
- Das Altsystem ließ sich nur begrenzt um neue und innovative Features erweitern.
- Veraltete Bibliotheken und Frameworks führten zu Sicherheitsrisiken.
- Nur wenige Entwickler:innen verfügten noch über das notwendige Know-how.
Hoher Betriebs- und Kostenaufwand
- Betrieb und Wartung verursachten hohe laufende Kosten.
- Die verwendete Datenbank führte zu hohen Lizenzgebühren.
Geschäftliche Risiken
Ohne Weiterentwicklung des Systems bestand das Risiko, Mandanten zu verlieren.
»Die Zusammenarbeit mit Inspired hat es uns ermöglicht, unsere Expertise im gewerblichen Rechtsschutz mit moderner Technologie zu verbinden. Die Anwendung unterstützt nicht nur uns als Kanzlei, sondern auch unsere Mandanten dabei, Patentinformationen gemeinsam zu bewerten und Entscheidungen fundierter zu treffen.«
Arnd Ziebell, Geschäftsführer der CFProfile GmbH & Co. KG
Unser Vorgehen: gemeinsam, iterativ und praxisnah
In enger Zusammenarbeit mit CFProfile haben wir die Plattform gemeinsam und iterativ entwickelt. Wöchentliche Abstimmungen dienten dazu, Bugs zu priorisieren, neue Funktionen zu planen und fachliche Weiterentwicklungen gemeinsam zu gestalten. Der fachliche Kern der bisherigen Software blieb erhalten, wurde aber durch moderne Funktionen und eine deutlich verbesserte Nutzerfreundlichkeit erweitert.
Zu Beginn des Projekts definierten beide Seiten ein klares Anforderungsprofil. Die neue Plattform sollte:
- den laufenden Betrieb des Altsystems während der Entwicklung nicht beeinträchtigen,
- eine vollständige und möglichst unterbrechungsfreie Datenmigration ermöglichen,
- eine schrittweise und kontrollierte Übernahme aller Mandantendaten sicherstellen,
- ein modernes, intuitives Nutzererlebnis bieten, ohne bestehende Anwender zu verlieren,
- Raum für neue technische Möglichkeiten, wie KI-basierte Funktionen, schaffen.
Wir entschieden uns bei der Umsetzung bewusst für Elixir, Phoenix und LiveView als technische Grundlage. Somit konnten wir eine UI schaffen, die Veränderungen in Echtzeit visualisiert, ohne dass die User die Seite neu laden müssen. Diese Echtzeitfähigkeit unterstützt eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Mandant:innen, Anwält:innen und Fachabteilungen.
Für die Migration wählte das Projektteam bewusst eine mehrstufige Strategie. Beide Systeme liefen zunächst parallel, damit Anwender:innen frühzeitig mit der neuen Plattform arbeiten konnten, während das Altsystem weiterhin verfügbar blieb. Neue Patente liefen von Beginn an über das neue System, bevor anschließend die historischen Daten vollständig hinzukamen. So gelang ein stabiler Übergang ohne Unterbrechungen – selbst während umfangreicher Datenmigrationen.
Ergebnisse – was die neue Plattform ermöglicht
Mit der neuen Plattform verfügt CFProfile über eine Lösung, die moderne Arbeitsweisen unterstützt und patentbezogene Informationen transparenter, schneller und kollaborativer nutzbar macht.
Verbesserte Nutzererfahrung und Bedienbarkeit
Das Team gestaltete die Benutzeroberfläche vollständig neu und setzte auf eine moderne, intuitive und klar strukturierte UI. Dadurch werden Informationen besser visualisiert, Inhalte schneller erfasst und Arbeitsabläufe deutlich effizienter. Dies erleichtert vor allem die Recherche, Bewertung und Einordnung von Patentinformationen.
Automatisierte Vorklassifizierung von Patenten mit KI
Im Zuge der Weiterentwicklung wurde eine KI-gestützte Vorklassifizierung implementiert. Auf Basis von Patentdaten wie Titel, Abstract, Claims und IPCs sowie spezifischer Department-Informationen bewertet die KI Patente nach ihrer Relevanz und erstellt automatische Klassifizierungsvorschläge. Diese orientieren sich an bereits von Menschen klassifizierten Patenten und erleichtern den Patentanwält:innen die Arbeit, indem ein zuvor manueller und zeitintensiver Schritt deutlich vereinfacht und beschleunigt wird.
Kollaboratives Arbeiten in Echtzeit
Die Plattform ermöglicht die gleichzeitige Zusammenarbeit mehrerer Nutzer:innen. Änderungen werden unmittelbar sichtbar, ohne manuelle Aktualisierung der Oberfläche, und unterstützen eine effiziente Abstimmung zwischen internen Fachabteilungen, Anwält:innen und Mandant:innen.
Stabiler, skalierbarer und zukunftsfähiger Betrieb
Die technologische Neuausrichtung führte zu einer verlässlichen und robusten Systemarchitektur. Sie schafft eine solide Grundlage für einen sicheren Betrieb, hohe Skalierbarkeit und eine langfristige technische wie fachliche Erweiterbarkeit.
Flexible und kontinuierliche Weiterentwicklung
Ein zentraler Anspruch an die neue Plattform war ihre langfristige Weiterentwicklungsfähigkeit. Deshalb wurde sie so aufgebaut, dass neue Funktionen jederzeit ohne feste Release-Zyklen, ohne Betriebsunterbrechungen und ohne Datenverlust integriert werden können. Diese Flexibilität bildet die Grundlage für die kontinuierliche technologische Weiterentwicklung – insbesondere für Innovationssprünge, allen voran die Softwaremodernisierung mit KI.
Kernelemente der Lösung
- Webbasierte Plattform zur zentralen Verwaltung, Recherche und Bewertung von Patenten
- API-Anbindung an externe Patentdatenbanken, u. a. Europäisches Patentamt (EPO)
- General Search und Advanced Search mit Filtermöglichkeiten IPC/CPC-Klassen, Technologiefeldern, Industriesektoren und geografischen Märkten
- LiveView für Echtzeit-Funktionalitäten, z. B. direkte Sichtbarkeit von Änderungen ohne Seitenaktualisierung
- KI-gestützte, automatische Klassifizierung von Patenten zur Reduktion manueller Arbeitsschritte
- Kollaborative Arbeitsumgebung mit strukturierter Bewertung und gemeinsamer Entscheidungsfindung
- Modular aufgebaute Systemarchitektur, skalierbar und technisch erweiterbar
- Stabile Betriebsbasis durch flexible Deployment-Strategie ohne feste Release-Zyklen
Facts & Technisches
Elixir, Phoenix, Google Cloud, Cloud Run, PostgreSQL, Tailwind
Kunde
- 2004 als Partner der Patent- und Rechtsanwaltskanzlei Cohausz & Florack gegründet
- CFProfile GmbH & Co. KG ist ein spezialisiertes Unternehmen für softwaregestütztes Patent-Monitoring
- CFProfile richtet sich an Unternehmen verschiedener Branchen zur Überwachung der Schutzrechte von aktuellen und potenziellen Wettbewerbern
Ariadne Engelbrecht
Ari stieß 2022 zu uns und arbeitet seitdem als Software Engineer bei Inspired. Egal ob Theorie oder aktives Programmieren, sie verbringt ihre Zeit am Liebsten in der IT-Welt – z.B. (als Volunteer) auf Kongressen.
