Ausschreibungen smart und fehlerfrei
Ein europäischer Anbieter für Infrastruktur- und Umwelttechnik begleitet öffentliche und industrielle Auftraggeber bei der Planung und Realisierung komplexer Projekte im Bereich Wasserwirtschaft, Tiefbau und nachhaltiger Infrastrukturlösungen. Mit einem Team spezialisierter Fachkräfte und einem modernen Maschinenpark steht das Unternehmen für Qualität, Verlässlichkeit und technische Exzellenz.
Der Ausschreibungsprozess: Komplex, zeitintensiv, unverzichtbar
Bislang war der Ausschreibungsprozess bei unseren Kunden präzise, aber sehr aufwändig. Gemeinsam haben wir eine Lösung entwickelt, die den gesamten Ablauf revolutioniert: Mit automatisierten Prozessen werden Excel- und PDF-Daten in wenigen Minuten standardisiert und übersetzt – bereit für die Weiterverarbeitung in iTWO, der führenden ERP-Software für Bauprojekte und Kalkulation. Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Effizienz und Freiraum für das, worauf es wirklich ankommt: Nachhaltige Bauprojekte in höchster Qualität
Gemeinsam Prozesse optimieren
Große Projekte wie Kläranlagen oder Pumpwerke starten immer mit einer Ausschreibung. Das bedeutet für unseren Kunden, umfangreiche Dokumente zu sichten und zu verarbeiten. Meist bestehen diese aus Excel-Dateien mit Positionsübersichten und langen PDF-Dokumenten voller Detailbeschreibungen. Dabei gibt es zwei große Herausforderungen:
Unterschiedliche Formate und fehlende Standards
Ausschreibende Stellen, etwa Kommunen oder Ingenieurbüros, arbeiten mit eigenen Formaten. Das macht die Weiterverarbeitung aufwendig, da insbesondere PDFs oft unstrukturiert und nicht standardisiert sind.
Entscheidende Details in den Langtexten
Die PDF-Dokumente enthalten essenzielle Beschreibungen, die für die Kalkulation unverzichtbar sind, wie beispielsweise spezifische Anforderungen an Materialien oder Bauverfahren. Diese Informationen fehlen oft in den Excel-Dateien und müssen mühsam herausgearbeitet werden.
Sprachliche Hürden überwinden
Viele Ausschreibungen liegen nur auf Französisch vor. Für die Kalkulation müssen diese Texte jedoch präzise ins Deutsche übersetzt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Intelligente Prozesse für moderne Bauprojekte
Um den aufwendigen Ausschreibungsprozess zu vereinfachen, haben unser Kunde und wir gemeinsam eine Lösung entwickelt, die Technologie und Praxis miteinander verbindet. Entstanden ist eine Cloudbasierte Anwendung, die modernen Anforderungen gerecht wird – intuitiv, effizient und mit einem klugen Einsatz von KI.
Ein System, das sich den Anwendern anpasst
Von Anfang an stand die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. Eine klar strukturierte Weboberfläche sorgt dafür, dass komplexe Aufgaben einfach von der Hand gehen. Mit wenigen Klicks lassen sich Excel-Dateien und PDFs hochladen, ohne dass dafür technische Vorkenntnisse nötig sind. Die Anwendung funktioniert reibungslos, ganz gleich ob im Büro oder unterwegs – dank moderner Cloud-Technologie.
Daten strukturieren, GAEB-Dateien erzeugen
Das System liest Excel-Leistungsverzeichnisse automatisch ein, bereitet sie auf und erstellt daraus standardisierte GAEB-XML-Dateien. Für unseren Kunden bedeutet das, dass die Daten direkt in iTWO, der führenden ERP-Software der Bauwirtschaft, genutzt werden können. So wird aus vielen Einzelteilen ein strukturiertes Ganzes.
Wenn KI den Überblick behält
Die größte Herausforderung lag in den PDF-Dokumenten. Diese enthalten oft unstrukturierte Detailbeschreibungen, die für die Kalkulation entscheidend sind. Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel: Die Texte werden präzise ausgelesen, analysiert und den passenden Positionen zugeordnet. Gleichzeitig übersetzt das System französische Beschreibungen automatisch
ins Deutsche, sodass keine Details verloren gehen.
Ein Werkzeug für die Zukunft
Diese Lösung spart nicht nur Zeit, sie sorgt auch für mehr Sicherheit und Verlässlichkeit im Ausschreibungsprozess. Was früher mühsame Handarbeit war, wird heute in Minuten erledigt – ohne den Überblick zu verlieren. Unser Kunde hat jetzt mehr Freiraum, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Nachhaltige und qualitativ hochwertige Bauprojekte.
Der Nutzen: Präziser, schneller, besser
Mit der neuen Lösung hat unser Kunde den Ausschreibungsprozess auf ein neues Level gehoben. Was früher tagelang mühsame Handarbeit war, läuft jetzt in wenigen Minuten ab – präzise und verlässlich. Fehlerquellen wurden minimiert, und die gewonnene Zeit fließt direkt in die Kernaufgaben ein: Die Planung und Kalkulation nachhaltiger Bauprojekte.
Digitalisierung im Bauwesen
Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden zeigt, welches Potenzial in der Digitalisierung steckt. Auch in Zukunft wird es darum gehen, Prozesse weiter zu optimieren und neue Technologien sinnvoll einzusetzen. Die Lösung ist dabei mehr als ein Werkzeug – sie ist ein Schritt in die Zukunft des Bauwesens.
Kernelemente der Lösung
Die gemeinsame Lösung überzeugt durch klare Ergebnisse:
- Zeitersparnis
Wochenlange Bearbeitungszeit wurde auf wenige Stunden reduziert. - Höhere Präzision
KI sorgt dafür, dass keine Details übersehen werden. - Einheitliche Formate
Alle Daten liegen GAEB-konform vor und sind direkt nutzbar.
Facts & Technisches
Tech Stack: Python, FastAPI, GCP, Cloud Functions, Firebase, OpenRouter, Anthropic LLM Modelle
Oliver Tigges
Oliver ist einer der Gründer und CEOs von Inspired. Ein besonderes Interesse in Kundenprojekten ist ihm immer die Vermittlung zwischen Maschinenraum und Vorstandsetage. Außerdem unterstützt er das Management bei der Beurteilung von Chancen, Risiken und Auswirkungen wegweisender und tragfähiger Technologie-Entscheidungen.
