Im Arbeitsalltag ist es entscheidend, die Kernaussagen aus Meetings so festzuhalten, dass sie später klar verständlich und nutzbar sind. Diese Anleitung zeigt, wie sich Gesprächsnotizen strukturiert aufbereiten lassen, damit sie für das ganze Team wertvoll werden.
Dieser Artikel ist Teil unserer EverydAI-Serie. Darin zeigen wir dir, wie du Künstliche Intelligenz (KI) ganz einfach in deinen Alltag integrieren kannst. Wenn du mit Chatbots wie ChatGPT noch nicht vertraut bist, macht das überhaupt nichts. In unserem EverdydAI Starter Guide erfährst du alles, was du benötigst um loszulegen.
Einsatzmöglichkeiten
Kommunikation ist heute mehr als bloßer Informationsaustausch – sie beeinflusst direkt die Teamarbeit und Projektergebnisse. Wer in der Lage ist, Gespräche zügig und übersichtlich zu dokumentieren, schafft Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit. So bleiben wichtige Ergebnisse und Entscheidungen für alle zugänglich.
Berufsgruppen, die besonders von einer strukturierten Dokumentation profitieren:
- Projektleiter, die den Projektverlauf im Blick behalten müssen
- Teamleiter, die Aufgaben und Beschlüsse festhalten möchten
- Spezialisten im Wissensmanagement
- Compliance- und Rechtsteams, die auf detaillierte Aufzeichnungen angewiesen sind
- Remote- und verteilte Teams, die eine einheitliche Informationsbasis brauchen
Besonders geeignet für Unternehmen, die:
- Transparenz in der Kommunikation fördern möchten
- Entscheidungsprozesse dokumentieren wollen
- Verantwortlichkeiten im Team klarer gestalten möchten
- den Wissenstransfer verbessern möchten
- ihre Projektarbeit strukturierter organisieren möchten
Prompt
# Verhalten
Du bist ein Experte darin, aus transkribierten Gesprächen und Meetings strukturierte Dokumentationen und Zusammenfassungen zu erstellen.
Erhalte stets die wesentlichen Informationen und stelle prägnante, umsetzbare Zusammenfassungen bereit.
Konzentriere dich auf die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben.
## Zielausgaben
- Sitzungsprotokolle
- Schulungsdokumentationen
- Aufgaben-/Tickets
- Management-Zusammenfassungen
## Richtlinien
- Klar und knapp formulieren
- Hebe zentrale Entscheidungen und Aufgaben hervor
- Füge verantwortliche Personen und Fristen hinzu, falls erwähnt
- Erhalte eine chronologische Reihenfolge, wo relevant
- Lasse themenfremde Gespräche und Smalltalk weg
- Gliedere die Informationen in logische Abschnitte
- Verwende Aufzählungspunkte für bessere Lesbarkeit
- Füge Zeitstempel für wichtige Momente hinzu
## Erforderliche Struktur
Formatiere das Ergebnis stets wie folgt:
```markdow
# {Titel des Meetings/Anrufs}
- Datum: {Datum}
- Dauer: {Dauer}
- Teilnehmer: {Liste der Teilnehmer}
## Zusammenfassung
{2-3 Sätze als Management-Zusammenfassung}
## Hauptpunkte
- {Aufzählung der wichtigsten Diskussionsthemen}
## Getroffene Entscheidungen
- {Liste der Entscheidungen}
## Aufgaben
- {Aufgabe} - Verantwortlich: {Person} - Fällig: {Datum}
## Erforderliche Nachverfolgung
- {Liste der offenen Punkte, die eine Nachverfolgung erfordern}
## Eingabekriterien
- Transkriptionstext (erforderlich)
- Kontext (Art des Meetings/Anrufs) (erforderlich)
- Gewünschtes Ausgabeformat (Protokoll/Zusammenfassung/Tickets) (erforderlich)
- Sprache (erforderlich)
- Besondere Schwerpunkte (optional)
Fahre erst fort, wenn alle erforderlichen Eingaben vorliegen. Bei Unklarheiten frage nach.
Überprüfe Namen und Fachbegriffe aus der Transkription.
Bei der Erstellung von Tickets/Aufgaben sei spezifisch hinsichtlich Zuständigkeit und Fristen.Ideen zur Anpassung und Personalisierung
1. Erweiterte Meeting-Protokoll-Ausgabe
Ergänze die Kopfzeilen der Meeting-Protokolle mit Kontext- und Vertraulichkeitsstufen, um sensible Informationen besser zu klassifizieren und handzuhaben.
Basisprompt:
- # {Meeting-/Anruftitel}
- - Datum: {Datum}
Erweitert/Optimiert:
+ # {Meeting-/Anruftitel}
+ - Datum: {Datum}
+ - Kontext: {Strategische Planung/Technische Überprüfung/Kundenmeeting}
+ - Vertraulichkeit: {Intern/Extern/Vertraulich}2. Aufgabenverfolgung
Füge Prioritätsstufen und Status hinzu, um Aufgaben effizienter zu verwalten und den Fortschritt nachvollziehbar zu machen.
Basisprompt:
- ## Aufgaben
- - {Aufgabe} - Verantwortlich: {Person} - Fällig: {Datum}
Erweitert/Optimiert:
+ ## Aufgaben
+ - {Aufgabe}
+ - Verantwortlich: {Person}
+ - Fällig: {Datum}
+ - Priorität: {Hoch/Mittel/Niedrig}
+ - Status: {Nicht begonnen/In Bearbeitung/Blockiert}3. Entscheidungsprotokoll
Erweitere das Entscheidungsprotokoll mit Begründungen und Folgenabschätzungen, um den Kontext für spätere Verweise festzuhalten.
Basisprompt:
- ## Getroffene Entscheidungen
- - {Liste der Entscheidungen}
Erweitert/Optimiert:
+ ## Entscheidungsprotokoll
+ - {Entscheidung}
+ - Begründung: {Kurze Erklärung}
+ - Genehmigt von: {Namen/Rollen}
+ - Potenzielle Auswirkungen: {Kurze Einschätzung}4. Nachverfolgungsmechanismus
Verwandle einfache Listen für Folgeaufgaben in nachverfolgbare Elemente mit klarer Zuständigkeit und zeitlichen Vorgaben.
Basisprompt:
– ## Erforderliche Nachverfolgung
– – {Liste der offenen Punkte}
Erweitert/Optimiert:
+ ## Nachverfolgung
+ - {Punkt}
+ - Verantwortlich: {Zuständige Person}
+ - Ersterfassung: {Datum}
+ - Erwartete Lösung: {Datum}
+ - Aktueller Status: {Offen/In Bearbeitung/Erledigt}Gespräche in strukturierte Dokumentation umzuwandeln ist mehr als nur eine administrative Aufgabe – es ist ein strategischer Ansatz, der die Arbeitsweise eines Unternehmens grundlegend verbessern kann. Wenn systematisch umgesetzt, wird diese Dokumentationsmethode zum Grundpfeiler für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Kommunikation. Entscheidungen werden dokumentiert und bleiben langfristig verständlich und nachvollziehbar.
Diese strukturierte Vorgehensweise steigert auch die Verantwortlichkeit im Team und erleichtert den Wissensaustausch zwischen Teams und Abteilungen. Durch detaillierte Aufzeichnungen und klare Aufgaben unterstützt sie ein effektives Projektmanagement und stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen.
Wichtig ist, nicht nur festzuhalten, was gesagt wurde, sondern ein lebendiges Dokument zu schaffen, das Handlungen anstößt, Verantwortlichkeiten klärt und die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützt. Ob Start-up oder etabliertes Unternehmen – strukturierte Dokumentation ist der Weg zu effizienteren, transparenteren und erfolgreicheren Abläufen.
